SAP-/Warenwirtschaftssystemkopplungen
MICRONAS GmbH
Baden-Württemberg, Freiburg
SAPERION Enterprise Solution, 100 User, Barcode, OCR
Schnittstelle, SQL Anschluß, Event Script, COLD, Mirror Server, WWW Server,
R-Link SAP
Compaq Server mit Windows NT 4, HP Magneto-Optische
Jukeboxen: 40 GB mit 2 Laufwerken, 80 GB mit 4 Laufwerken und 80 GB mit 1
Laufwerk, Fujitsu Dokumenten Scanner: 3099 und 3097, Datenbank: Oracle 8,
Netzwerk: Ethernet, 10 MBit, im Backbone 100 MBit
Rechnungen und Eingangslieferscheine werden in SAP erfaßt
und anschließend wird ein Barcodeetikett entsprechend der SAP-Beleg Nr. auf
das Papierdokument geklebt. In Saperion werden die Indexdaten aus SAP für
die zu archivierenden Belege in eine Nachschlagetabelle importiert. Die
Belege werden eingescannt. Die Zuordnung der Indexdaten erfolgt automatisch
über den Barcode (spätes Erfassen). Volumen: ca. 100.000 Dokumente / Jahr.
Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Ausgangsrechnungen, Gutschriften
werden als Druckdaten archiviert. Hier werden Indexinformationen zusätzlich
in einem Anhang mit ausgegeben. Dieser Anhang wird bei der Ausgabe auf
Papier nicht gedruckt. Die archivierten Dokumente werden an SAP
zurückgemeldet und können dann innerhalb SAP angezeigt werden (R-Link
Schnittstelle). In den Fachabteilungen werden z.B. Daten (Bilder und
Textdokumente) aus der Produktion oder Datenblätter von umweltrelevanten
Substanzen archiviert. Besondere Sorgfalt wurde verwendet um die
Vollständigkeit der Dokumente im Archiv sicherzustellen. Hierzu werden z.B.
per Event Script bei erfolgreicher Archivierung die Index Sätze in der
Nachschlagetabelle gelöscht.
Die Belege sind z.B. von der Rechnungsprüfung, vom
Einkauf und vom Wareneingang einfach zugänglich. Es müssen keine Dokumente
aus den Ordnern genommen werden. Durch die sorgfältige Planung der
Indexdatenbank kann mit einer Abfrage ein ganzer Vorgang selektiert werden
(z.B. zu einer Bestell Nr. sämtliche Dokumente : Lieferschein / Rechnung /
Rückfragen etc.). Durch die Druckdatenarchivierung ergibt sich ein einfacher
und schneller Zugang für die Mitarbeiter aus dem Vertrieb und dem Versand
auf die an den Kunden geschickten Belege. Auch hier können Vorgänge durch
geschickte Wahl der Indexdatenbank selektiert werden. Die Vorteile der
Archive in den Fachabteilungen ergeben sich aus der guten Verfügbarkeit der
Dokumente, der Möglichkeit der Aktualisierung z.B. der Datenblätter und der
Möglichkeit auf ältere Dokumente zuzugreifen.
Ansprechpartner: Ruck EDV GmbH, Frau Moll